โรงเรียนบ้านห้วยทรายขาว

หมู่ที่ 5 บ้านห้วยทรายขาว ตำบลตะปาน อำเภอพุนพิน จังหวัดสุราษฎร์ธานี 84130

Mon - Fri: 9:00 - 17:30

080-251-8955

การวิเคราะห์ ค้นหาสาเหตุของปัญหา และปกป้องกระบวนการ

การวิเคราะห์ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า เกือบทุกปัญหาสามารถป้องกันได้ เนื่องจากปัญหาเหล่านี้ มักเกิดจากระบบที่น่าเชื่อถือไม่เพียงพอ และไม่ได้เกิดจากความสามารถส่วนบุคคล แม้ว่าพนักงานจะทำผิดพลาด แต่ก็ต้องถามคำถามว่า ทำไม เครื่องมือของเรา จึงทำให้ความผิดพลาดนี้ง่ายจัง อัลกอริทึมทีละขั้นตอน สำหรับการจัดประชุมตามกฎ 5 เหตุใด จึงเกี่ยวข้องกับการจัดประชุมทันที หลังจากค้นพบปัญหาที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่

ปัญหาเหล่านี้ อาจเป็นอะไรก็ได้ ข้อผิดพลาดในการพัฒนา เวลาหยุดทำงานของไซต์ ความล้มเหลวของโปรแกรมการตลาด ความขัดแย้งกับลูกค้า หรือแม้แต่กำหนดการที่ขาดหายไปภายใน ทุกครั้งที่มีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้น ควรทำการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะคุ้นเคยกับกฎห้าข้อว่าทำไม และเริ่มการวิเคราะห์ด้วยตนเอง เมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

การวิเคราะห์

เราขอเสนออัลกอริทึมทีละขั้นตอน สำหรับ การวิเคราะห์ ข้อผิดพลาดตามกฎ 5 สาเหตุ ซึ่งสามารถใช้ได้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมพิเศษ ฟอร์มทีม ปัจจัยสำคัญประการหนึ่งในการนำระเบียบวิธีปฏิบัติ ไปปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จ คือการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ซึ่งหมายความว่า กระบวนการตัดสินใจนี้ ต้องอาศัยความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในที่ทำงาน

กล่าวอีกนัยหนึ่ง กระบวนการวิเคราะห์ สาเหตุควรรวมความคิดเห็นของผู้ที่มีประสบการณ์จริงด้วย ท้ายที่สุดพวกเขา จะสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าที่สุดเกี่ยวกับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นในด้านความเชี่ยวชาญของพวกเขา การรวบรวมผู้ที่คุ้นเคยกับปัญหาเฉพาะ และกระบวนการที่คุณพยายามแก้ไข เป็นการดีหากพวกเขาเป็นตัวแทนของแผนกต่างๆ เพราะการสร้างทีมข้ามสายงาน คุณจะมีโอกาสมองสถานการณ์จากมุมต่างๆ

การเลือกคนที่จะเป็นผู้นำการประชุม เมื่อคุณได้รวบรวมทีมงานเลือกคนคนหนึ่ง เป็นผู้อำนวยความสะดวก ที่สามารถถามคำถามคัดท้ายสนทนาในทิศทางที่ถูกต้อง และความรับผิดชอบกำหนดสำหรับการตัดสินใจ ที่เกิดจากการอภิปราย บางองค์กรต้องการแต่งตั้งผู้ เชี่ยวชาญที่มีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะ เพื่อเป็นผู้นำการประชุมดังกล่าว ข้อดีของวิธีนี้คือ พนักงานดังกล่าวช่วยให้ทีมค้นหาแนวทางแก้ไขที่ดี ตามความสามารถของตน

สมาชิกทุกคนในทีม สามารถเป็นผู้นำของการอภิปรายได้ ไม่จำเป็นต้องมีคุณสมบัติ ประสบการณ์ ความรู้ หรือตำแหน่งผู้นำพิเศษ สิ่งที่คุณต้องทำคือ สามารถฟังจดบันทึกที่จำเป็น และรักษาความเป็นกลางไว้ได้ แม้ในการสนทนาที่มีอารมณ์มากที่สุด อย่างไรก็ตาม ความสามารถไม่เพียงแต่ในการฟังเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการได้ยินคู่สนทนาของคุณ ด้วยเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญในการเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทุกรูปแบบ

ในโปรแกรมออนไลน์ เทคนิคการสื่อสารที่ดีที่สุด เราได้เตรียมแบบฝึกหัดที่ยอดเยี่ยมใ ห้คุณฝึกทักษะที่สำคัญดังกล่าว โปรแกรมนี้ จะเป็นประโยชน์กับทุกคนที่อาศัยอยู่ในสังคม และอุทิศเวลาอย่างน้อย 5 นาทีต่อวัน ในการสื่อสารกับครอบครัว เพื่อน เพื่อนร่วมงาน คู่ค้า และแม้แต่คนแปลกหน้า

การกำหนดปัญหา หารือเกี่ยวกับสถานการณ์กับทีม และระบุปัญหาที่ต้องดำเนินการให้ชัดเจน นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะอาจใช้เวลานาน ในการตรวจสอบปัญหาใหญ่ ยิ่งงานเจาะจงมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งหาวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้นเท่านั้น กฎ 5 Whys เกี่ยวกับการทำงานกับข้อผิดพลาดที่เขียนได้ดี แทนที่จะใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือ เช่น เราทำงานได้ไม่ดี จำเป็นต้องระบุคำจำกัดความที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น เราส่งคำสั่งซื้อของลูกค้าล่าช้าไปสองสัปดาห์

ดูสถานการณ์ในการดำเนินการทุกครั้งที่ทำได้ สนทนาเรื่องนี้กับทีมของคุณ และเขียนข้อความที่ชัดเจน และรัดกุมเกี่ยวกับปัญหาที่ทุกคนเห็นด้วย โปรดทราบว่า ขั้นตอนการสำรวจจะดีที่สุด สำหรับงานที่เรียบง่ายถึงซับซ้อนปานกลาง ปัญหาที่ซับซ้อน สามารถได้รับประโยชน์จากการวิเคราะห์ในเชิงลึกมากขึ้น แม้ว่าการใช้วิธีการห้าประการ จะยังมีประโยชน์อยู่ก็ตาม

อภิปรายปัญหาโดยใช้วิธี 5 Whys การเขียนปัญหาที่ตกลงกับทีมไว้ก่อนหน้านี้ บนกระดานไวท์บอร์ดหรือสติกเกอร์ โดยเว้นที่ว่างไว้เพียงพอ เพื่อเพิ่มคำตอบ จากนั้นเริ่มวิเคราะห์ปัญหา และถามว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คำตอบมีรากฐานที่ดี และสนับสนุนโดยข้อเท็จจริง ไม่ใช่อารมณ์และการสันนิษฐาน แล้วถามคำถามอีกครั้ง ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปจนกว่าคุณจะพบสาเหตุของปัญหา และสามารถระบุวิธีการรับมือ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก

คำถามห้าข้อเป็นจำนวนที่ค่อนข้างสัมพันธ์กัน อันที่จริงแล้วคำถามที่ว่า ทำไม ควรส่งเสียงหลายครั้งเท่าที่จำเป็น จนกว่าจะพบสาเหตุของข้อผิดพลาด พยายามจดจ่อกับสถานการณ์เดียวเท่านั้น โปรดจำไว้ว่า 5 Whys ไม่ได้เป็นเพียงภาพรวมที่ครอบคลุมของปัญหาทั้งหมด เป็นการระบุสาเหตุที่เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว

การกำหนดขั้นตอนต่อไป เมื่อคุณได้ระบุสาเหตุของสถานการณ์ปัญหาแล้ว ให้รวบรวมชุดของมาตรการแก้ไขสำหรับคำตอบแต่ละข้อ มาตรการรับมือที่เหมาะสม หรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการควรปรากฏให้เห็นชัดเจน อย่าลืมแชร์ผลลัพธ์ของการสนทนากับสมาชิกในทีมทุกคน และมอบหมายความรับผิดชอบในการแก้ไขข้อผิดพลาด ตลอดจนมอบหมายความรับผิดชอบ ในการดำเนินการตามโปรแกรม

สำหรับพนักงานแต่ละคน แม้ว่าเขาจะไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการแก้ไขข้อผิดพลาดก็ตาม สิ่งสำคัญคือ ต้องรับทราบข้อมูลและทำความเข้าใจว่า จะใช้มาตรการใดเพื่อแก้ไขสถานการณ์ การให้ทุกคนในทีมคุ้นเคยกับผลลัพธ์ของการสนทนา จะบรรลุเป้าหมายสำคัญสองประการ เผยแพร่ความรู้ไปทั่วทั้งองค์กร และแสดงหลักฐานว่า สมาชิกในทีมจริงจังกับประเด็นต่างๆ

การแก้ไขจุดบกพร่อง หลังจากที่ทีมค้นพบสาเหตุหลักของสถานการณ์ปัญหาแล้ว กำหนดมาตรการรับมือ เพื่อขจัดมันออกไป ก็คุ้มค่าที่จะเริ่มดำเนินการตามแผน หลังจากหมดระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้ ผู้เข้าร่วมในการอภิปรายควรกลับมาพบกันอีกครั้ง และตรวจสอบว่า มาตรการที่ดำเนินการมีผลดีต่อสถานการณ์หรือไม่ ถ้าไม่ใช่ กระบวนการควรทำซ้ำ

แน่นอนว่า อัลกอริทึมนี้ไม่ใช่เทมเพลตสากล สำหรับทุกสถานการณ์ แต่มีขั้นตอนพื้นฐานในการเริ่มต้นกฎข้อที่ห้า บทสรุปแต่ละทีม ต้องเผชิญกับอุปสรรคในการทำงานประจำวัน ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง หรือซ้ำซาก มักเป็นอาการของปัญหาที่ลึกกว่า การแก้ไขด่วนอาจดูเหมือนสะดวก แต่มักจะแก้ปัญหาเพียงผิวเผิน และสิ้นเปลืองทรัพยากร ที่อาจนำไปใช้เพื่อแก้ไขสาเหตุที่แท้จริงได้

และไม่ว่าการล่อลวงให้ใช้เส้นทางของการต่อต้านน้อยที่สุดนั้น ยิ่งใหญ่เพียงใด มันคือการวิเคราะห์โดยละเอียดของสาเหตุที่แท้จริง ที่จะทำให้สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างแท้จริง เป็นการใช้กฎ 5 ทำไม ที่จะช่วยคุณค้นหาสาเหตุของปัญหา และปกป้องกระบวนการจากข้อผิดพลาด และความล้มเหลวซ้ำแล้วซ้ำอีก

 

บทความอื่นที่น่าสนใจ  การดูแลตัวเอง แนวทางบางประการ สำหรับการนำเทคนิคนี้ไปใช้